Обязанности:
1. Работа с документами
прием корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя, и в соответствии с принятым решением ее последующая передача в структурные подразделения или непосредственным исполнителям;
прием и проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, их качественное редактирование;
ведение делопроизводства: составление запросов, писем и прочих документов, подготовка отчетов, докладов и других, необходимых для работы руководителя, материалов;
оперативное хранение документов до передачи в архив;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и сдача их в архив в установленные сроки;
контроль исполнения изданных приказов и распоряжений работниками предприятия, контроль над соблюдением сроков выполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль.
2. Организационная работа:
прием и передача сообщений по каналам связи (e-mail, факс и т. д.);
прием посетителей и звонков, ограждение руководителя от ненужных звонков и посетителей, самостоятельное принятие решений по завершению и переадресации звонков;
создание необходимых условий и обеспечение рабочего места руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми для работы руководителя;
координация и организация встреч руководителя, рациональная разработка процедуры и порядка работы начальника;
подготовка заседаний и других совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о месте проведения и времени совещания, оповещение о повестке дня, их регистрация участников, а также сбор необходимых материалов), ведение и оформление протоколов совещаний;
представительская деятельность и организация презентаций;
организация приема посетителей руководителя, содействие оперативности рассмотрения предложений и просьб;
исполнение личных поручений (как выбор подарков деловым партнерам, так и поиск гувернантки для детей руководителя).